طوفان فکری چیست؟
تکنیک طوفان فکری یا «Brainstorming»، یک ابزار شناخته شده برای ایده‌پردازی و خلق راه‌حل‌های خلاقانه است که می‌تواند حل مسائل پیچیده را تسهیل نماید. این تکنیک، به‌ویژه هنگامی مفید است که نیاز به سنت‌شکنی و تفکر خلاق باشد. به عبارت دیگر، اگر بخواهید الگوهای تفکر تثبیت شده و رایج را تغییر داده و اعضای تیم خود را در مسیری قرار دهید که بتوانند به روشی نو به همه چیز بنگرند، طوفان فکری ابزاری بسیار کارا خواهد بود.
طوفان فکری، برای نخستین بار توسط «الکس آزبورن»، مدیر تبلیغاتی آمریکایی و در کتاب «Applied Imagination» معرفی گردید. وی رویکردی ساده مبتنی بر «مشارکت تمامی افراد» و «تفکر غیرمستقیم»، برای حل مسائل را بکار گرفت. این رویکرد، می‌تواند افراد را به تولید ایده‌هایی ترغیب نموده که شاید در ابتدای امر، احمقانه به نظر برسند. با کمی دست‌کاری و تغییر این ایده‌های اولیه و یا جرقه‌های ناشی از آن‌ها در ذهن سایر افراد تیم، راه‌حل‌های خلاقانه و بدیعی برای مسئله خلق می‌گردند. در این فرآیند، ذهن افراد باز شده و از زندان متعارف تفکرشان رها می‌شوند.
از زمانی که آزبورن، روش طوفان فکری را معرفی نموده، محققین مختلف سعی در توسعه و تکامل این تکنیک داشته‌اند که منجر به مجموعه‌ای از روش‌های بهبود یافته و نسبتاً متفاوت شده است.
الف) الزامات یک جلسه طوفان فکری:
بی‌شک، برگزاری یک جلسه طوفان فکری، نیازمند الزاماتی است که می‌تواند به برگزاری بهتر و کارآمدتر آن، کمک شایانی نماید. چنین جلساتی، نیازمند یک نفر تسهیل‌کننده یا مدیر جلسه بوده و یک نفر نیز به عنوان گزارشگر یا منشی جلسه، در آن حضور می‌‌یابد (این عنصر برای گروه‌های کمتر از ده نفر، اختیاری است). حضور ۵ تا ۱۵ شرکت‌کننده به ازای هر تسهیل‌کننده، در یک فضای مناسب (به‌طور مثال، اتاق مجزا، پارک، باغ) و برای مدت زمان حداقل ۲۰ تا ۳۰ دقیقه، به عنوان دیگر پارامترهای مهم در یک جلسه طوفان فکری به شمار می‌روند. معمولاً تعداد زیادی کارت (۲۰×۱۰ سانتی‌متر) یا برگه‌های یادداشت با رنگ‌های مختلف و ماژیک (جهت ثبت و خوشه‌بندی ایده‌ها)، نمودار گردش کار یا لپ‌تاپ یا پروژکتور (برای نمایش سؤال)، کاغذ نمودار گردش کار (نصب شده بر روی دیوار یا بورد یا تابلو اعلانات برای قرار دادن کارت‌ها و یادداشت‌ها) و همچنین برخی برچسب‌ها و نقاط رنگی (این مورد برای رتبه‌بندی فعالیت‌ها، اختیاری است)، از دیگر الزامات یک جلسه طوفان فکری می‌باشند.
ب) زمان و چرایی تشکیل جلسات طوفان فکری:
طوفان فکری، یک روش گروهی است که در آن شرکت‌کنندگان، می‌توانند به شکلی خلاقانه، یک مشکل یا مسئله را بررسی نمایند. در صورتی‌که این راهبرد، به شکلی صحیح پیاده‌سازی شود، طوفان فکری به‌صورت موقت، فرآیندهای مهمی که عموماً مانع از ظهور ایده‌های مفید و بالقوه می‌شوند را متوقف می‌سازد. شاید مهم‌ترین کاربردهای جلسات طوفان فکری را بتوان در این موارد خلاصه نمود: ۱) حل مسائلی که نیازمند بینش جدیدی هستند، ۲) خلق نوآوری در هنگام شروع یک پروژه، یا جلب حمایت خارجی و ۳) کشف راه‌حل‌هایی متنوع برای مشکلاتی که دارای ابعاد مختلفی هستند.
نکته بسیار مهم پیرامون جلسات طوفان فکری، این است که این جلسات، نیاز چندانی به تجهیزات عجیب و غریب نداشته و فرآیندهای آماده‌سازی آن، پیچیده نیست. به عبارت دیگر، یک جلسه طوفان فکری را می‌توان در کوتاه‌ترین زمان و تنها با اختصاص یک جلسه کوتاه نیم تا یک‌ساعته، برگزار نمود و کافی است تا افراد از چهارچوب‌های فکری خود رها شده و با فراغ بال و کاملاً آزادانه، به خلق و طرح ایده‌های خود بپردازند. این راهبرد، بسیار کارآمد بوده و آن را به شیوه‌های مختلفی می‌توان پیاده‌سازی نمود.
طوفان فکری مجزا: برای کمک به غلبه بر یک مشکل یا چالش خاص، می‌توانید از یک گروه موجود دعوت به عمل آورده یا گروه‌های متعددی را تشکیل دهید، تا پیشنهاد‌ات خود را ارائه نمایند. پس از گردآوری ایده‌های ارائه شده طی فرآیند طوفان فکری، می‌توان در صورت نیاز، آن‌ها را خوشه‌بندی، اصلاح، اولویت‌بندی و استفاده نمود. ضمن این‌که هیچ الزامی مبنی بر حضور شرکت‌کنندگان اولیه در فرآیندهای بعدی، وجود نداشته و این افراد، بسته به کمیت و کیفیت ایده‌ها و تمایل خود برای مشارکت، می‌توانند در جلسات بعدی نیز، حضور داشته باشند.
طوفان فکری ادامه‌دار (یک کارگاه متشکل از چند جلسه طوفان فکری): در این حالت، طی چندین جلسه مختلف، ایده‌ها ارائه شده و مورد بررسی قرار می‌گیرند. با توجه به این‌که قابلیت تجزیه‌وتحلیل و حتی گلچین نمودن ایده‌های ارائه شده در جلسات پیشین وجود خواهد داشت، لذا به نظر می‌رسد که این روش، راهبرد مناسبی برای خلق ایده‌های کارآمد باشد. علاوه بر این، در جلسات طوفان فکری ادامه‌دار، مشارکت افراد حاضر در جلسات بیشتر شده و به همین دلیل، حس مالکیت و تعهد آن‌ها نسبت به مسئله طرح شده، افزایش خواهد یافت. حتی امکان برپایی طوفان فکری پس از پایان کارگاه نیز وجود دارد، چرا که ممکن است کارگاه برگزار شده، الهام‌بخش بسیاری از ایده‌های جدید باشد.
ج) نحوه اجرا:
برای آن‌که یک جلسه طوفان فکری، به ایده‌ها و راهکارهای خلاقانه ختم گردد، نیاز به طی یک فرایند دقیق و توجه به برخی ظرایف خاص است که عدم توجه به آن‌ها، می‌تواند کل فرآیند را تحت‌الشعاع خود قرار دهد. برای مثال، اگر روحیه نقادانه و پرسشگری نسبت به ایده‌های مطرح شده بیش از حد باشد، فرآیند خلق ایده تا حدی متوقف شده و نباید انتظار خلق ایده‌های بکر و جدید داشت. یک فرایند استاندارد طوفان فکری، متشکل از مراحل زیر است:
۱- طرح سؤال و تعریف مسئله: در ابتدا لازم است بتوانید به خوبی مسئله را تعریف نموده و اقدام به طرح سؤال کنید. این اقدام، به شرکت‌کنندگان در جلسات طوفان فکری کمک می‌کند تا ذهن خود را جهت ارائه ایده‌های کارآمد و نوآورانه، سازمان‌دهی نمایند. بهتر است این سؤال را به صورت یک عبارت کوتاه بیان کنید. طرح یک سؤال خوب، جزئی جدایی‌ناپذیر و بسیار کلیدی از یک جلسه طوفان فکری مطلوب محسوب می‌شود.
۲- انتخاب یک مکان مناسب جهت برگزاری جلسه: در صورتی که تعداد شرکت‌کنندگان کمتر از ۱۰ نفر باشد، می‌توانید یک محیط غیرمتعارف، مانند پارک یا باغ را برای برگزاری جلسه انتخاب نمایید. برای برگزاری جلسات با بیش از ۱۰ شرکت‌کننده، بهتر است به دنبال مکان‌هایی آرام و به دور از سروصدا باشید.
۳- اطلاع‌رسانی و دعوت از افراد: لازم است پیش از برگزاری جلسات طوفان فکری، از افراد دعوت به عمل آورید. برای این منظور، تنها به دعوت افراد خبره و متخصص اکتفا نکرده و از حضور افراد مبتدی نیز، استقبال نمایید؛ چرا که حضور افراد با سطوح متفاوتی از تخصص و مهارت، باعث می‌شود تا طیف وسیعی از ایده‌های مختلف و از جنبه‌های گوناگون، ارائه شوند.
۴- آغاز جلسه با فعالیت الهام‌بخش: جهت شکستن یخ جلسات و ایجاد فضایی دوستانه، لازم است به شکلی صمیمانه آن‌ها را آغاز نمایید. این امر، به افراد حاضر در جلسه کمک می‌کند تا از حاشیه امن خود بیرون آمده و راجع به ایده‌ها و نظرات خود، راحت‌تر صحبت کنند.
۵- ارائه اطلاعات پیرامون نحوه برگزاری جلسات: بهتر است که با شرکت‌کنندگان، در مورد نحوه برگزاری جلسات صحبت کنید. این اقدام، به آن‌ها کمک می‌کند تا جهت ارائه ایده‌های خود، درک صحیحی نسبت به فضای حاضر پیدا نمایند. برای این کار، می‌توانید راهبردهای زیر را به‌عنوان قوانین حاکم بر جلسات، به شرکت‌کنندگان اعلام نمایید:
تمامی ایده‌ها، فارغ از کوچک یا بزرگ بودن و خام یا منطقی بودن، معتبر هستند. حتی برخی از این ایده‌ها، می‌توانند برای یک جلسه طوفان فکری جالب‌تر باشند. ارائه ایده‌های خام، ممکن است منجر به ایجاد جهش‌های خلاقانه شوند، بنابراین به شرکت‌کنندگان این اجازه را بدهید تا آزادانه ایده‌های خود را ارائه نمایند؛ هرچند ممکن است برخی از آن‌ها عجیب به نظر برسند.
جلسه، با تفکر و نوشتن ایده‌ها در واکنش به سؤال مطرح شده آغاز می‌گردد. پس از این مرحله، بحث پیرامون موضوع مورد نظر شروع می‌شود.
در صورتی که ایده‌ای در ذهن دارید، در اولین فرصت آن را بیان نمایید. برای این منظور، نیازی نیست ایده خود را سانسور کنید.
حتی‌الامکان به صورت صریح، ایده‌های افراد را رد نکنید. بهتر است اصلاحاتی را برای هر ایده در نظر بگیرید تا از این طریق، شرکت‌کنندگان ترغیب به خلق ایده‌های جدید و مشارکت در بحث‌ها شوند.
به هنگام صحبت در مورد ایده‌ها، جهت حفظ وحدت موضوعی و جلوگیری از دور شدن از موضوع اصلی، بهتر است در هر زمان راجع به یک ایده صحبت شده و از بحث کردن در مورد چند ایده به صورت هم‌زمان پرهیز شود.
عدم انتقاد یا قضاوت در مورد ایده‌های ارائه شده طی فرآیند طوفان فکری، بسیار کلیدی است. هرگونه انتقاد، مسخره کردن ایده‌های مطرح شده و یا قضاوت پیرامون آن‌ها، می‌تواند روند خلق ایده‌های جدید را مختل سازد.
جهت بهبود تمرکز بر موضوع مورد بحث، بهتر است کلیه عواملی که منجر به حواس‌پرتی افراد می‌شوند، به حداقل برسند. به‌عنوان مثال، لازم است در طی جلسه، از تلفن همراه استفاده نشود.
۶- طرح مسئله: مسئله یا مشکل را در قالب یک سؤال و با استفاده از ویدئو پروژکتور نمایش دهید. در تمام مدت جلسه، آن را بر روی صفحه‌نمایش نگه دارید تا جلسه بر آن متمرکز باشد. طرح چندین پرسش طی یک جلسه، می‌تواند گیج‌کننده بوده و از کارآمدی جلسات بکاهد.
۷- آغاز جلسه با ثبت نظرات: مطمئن شوید که تمامی افراد حاضر در جلسه، چند کارت یا برگ یادداشت و خودکار دارند. موضوع را مطرح نموده و به شرکت‌کنندگان چند دقیقه فرصت دهید تا ایده‌ها و پاسخ‌های خود را بنویسند. این اقدام، می‌تواند راهکار مناسبی برای درگیر نمودن افراد کم‌حرف در بحث پیش رو باشد.
۸- جمع‌آوری نظرات: کل پاسخ‌های نوشته‌شده را جمع‌آوری نموده و آن‌ها را بخوانید. در صورتی که تعداد افراد حاضر در جلسه زیاد است، مروری اجمالی بر آن‌ها داشته باشید.
۹- درخواست از شرکت‌کنندگان برای ارائه نظرات خود: از شرکت‌کنندگان بخواهید تا اولین افکاری که به ذهن آن‌ها خطور می‌کند را بیان نمایند. آن‌ها را تشویق کنید تا بدون تفکر زیاد، به سرعت و بلند در مورد ایده‌های خود صحبت کنند. به شرکت‌کنندگان انرژی بدهید تا ایده‌های خود را با دیگر افراد حاضر در جلسه در میان بگذارند. مشارکت آن‌ها را تأیید نموده و آن‌ها را ترغیب کنید تا حتی ایده‌های خام خود را بیان کنند. به یاد داشته باشید که در طول فرآیند طوفان فکری، هیچ‌کس حق انتقاد یا قضاوت در مورد ایده‌ها را ندارد. این فرآیند، باید هیجان‌انگیز و سریع انجام گیرد.
۱۰- ثبت تمامی ایده‌ها پس از به اشتراک‌گذاری: از شرکت‌کنندگان بخواهید تا از کارت‌ها یا برگه‌های یادداشت، برای نوشتن ایده‌های خود استفاده کنند. این کار، به خوشه‌بندی و پردازش سریع‌تر ایده‌ها کمک می‌کند. در صورتی که تعداد افراد حاضر در جلسه بیش از ۱۰ نفر باشد، حضور یک منشی، کمک شایانی به پیشبرد سریع‌تر فرآیند می‌نماید. در غیر این صورت، تسهیل‌کننده، مسئول یادداشت‌برداری خواهد بود.
۱۱- توقف برای بررسی ایده‌های نهایی و نتیجه‌گیری: هنگامی که در جریان ارائه ایده‌ها سکوت برقرار گردید، یک یا دو دقیقه دیگر صبر نمایید و سپس، ایده‌های نهایی را مورد بررسی قرار دهید. به یاد داشته باشید که در یک جلسه طوفان فکری، ایده‌ها باید بدون تفکر زیاد و در عین حال، بدون کنترل بیش از حد ارائه شوند. در نهایت، هنگامی که جریان ارائه ایده‌ها فروکش کرد، نتیجه‌گیری نموده و فعالیت را ادامه دهید.
۱۲- خوشه‌بندی و پردازش ایده‌ها: ایده‌ها را خوشه‌بندی و پردازش کنید. طوفان فکری در صورتی به بهترین شکل جواب می‌دهد که یک جلسه رتبه‌بندی یا خوشه‌بندی فوری مدنظر قرار گیرد. در غیر این صورت، پس از اتمام جلسه، برای بسیاری ممکن است این پرسش به وجود بیاید که ثمره این گفتگو قرار است چه باشد؟ می‌توانید برای ایده‌های مشابه یا دارای همپوشانی، خوشه‌هایی ایجاد نمایید. برای این کار، یادداشت‌های ارائه شده را به خوشه‌های موضوعی مشخص شده انتقال دهید.
۱۳- بهر‌ه‌گیری از ایده‌های مطرح شده در جلسه طوفان فکری: با انجام ارزیابی‌های بحرانی، برنامه‌ریزی، اولویت‌بندی، تخمین منابع مورد نیاز و دیگر روش‌های برنامه‌ریزی پروژه، می‌توان ایده‌ها یا خوشه‌های آن‌ها را در کارگاه‌های آتی پردازش نمود. همچنین این امکان وجود دارد که آن‌ها را به کمک گروه‌های پروژه ارزیابی نموده و از آن‌ها بهره جست. ارائه گزارش در مورد پردازش‌های انجام شده بر روی ایده شرکت‌کنندگان، می‌تواند راهبردی مناسب برای افزایش تعهد و اشتیاق آن‌ها باشد.
